Деловая переписка по электронной почте: 8 правил

13.12.2017

По данным исследований, каждый третий человек на Земле отправляет и получает в день около 20-30 писем, и это число постоянно растёт. В большинстве своём это переписка по работе. Поскольку электронная почта считается максимально удобным инструментом общения деловых людей, для выстраивания правильной коммуникации необходимо владеть основами e-mail-этикета. В частности, придерживаться нескольких негласных правил, чтобы ваши клиенты и партнёры остались довольны.

О них порталу HR-tv.ru рассказала Елена Старочкина, психолог, коуч, специалист по профориентации.

Вряд ли кто-то станет отрицать, что со времен "Я к вам пишу…" переписка значительно трансформировалась. В том числе это касается языка, на котором мы общаемся. Англицизмов становится всё больше, знаки препинания не в чести, а эмодзи заменяют целые предложения.

На всё это можно закрыть глаза, когда вы переписываетесь с друзьями и близкими людьми. Но в диалоге с бизнес-партнёром или потенциальным инвестором необходимо придерживаться правил. Вот некоторые из них:

1. Тема

Первое, что видит получатель, это тема. Оставлять это поле пустым – дурной тон. Мало того, что вы рискуете оказаться в папке «Корзина» ещё до того, как ваше письмо прочтут, послания без темы сложнее искать в почте.

Не создавайте неудобств другим, и к вам будут относиться так же.

2. Ваш адрес

Вести переписку с клиентами и партнёрами нужно только с рабочего e-mail. В случае, если вы работаете сами на себя или по каким-то причинам в компании нет собственного домена, создайте такой почтовый ящик, чтобы из его названия сразу было понятно, от кого пришло письмо.

Например, используйте свою фамилию и имя. Разумеется, ваш адрес не должен состоять из слов, вроде detka@, parenok@, lapochka@ и т.п. Для бизнес-общения это неприемлемо.

3. Обращение

Любому нормальному человеку хочется, чтобы его воспринимали как личность. Поэтому, начните с письмо с приветствия и обратитесь к адресату по имени. Если имя и фамилия сложные, и вы не уверены, что из них что, не поленитесь найти информацию в Интернете.

Довольно странно выглядит, когда человек открывает письмо и видит, что его зовут по фамилии. Стоит ли говорить, что тональность вашей беседы будет задана не та.

4. Тональность

И вот, как раз об этом подробнее. Очень важно понимать разницу между общением с людьми, которых вы знаете много лет и человеком, который является вашим деловым партнёром или может стать клиентом.

В первом случае уместен неформальный стиль, во втором – нет. Деловая переписка должна носить исключительно формальный, корректный и уважительный характер.

5. Грамматические ошибки

Если грамматика в ваших письмах оставляет желать лучшего, не удивляйтесь, что ответа приходится ждать по несколько дней. Да, причина может быть не только в этом, но поверьте, читать безграмотные письма не любит никто. Образованные деловые люди предпочитают общаться с себе подобными.

Вы же не хотите, чтобы ваши клиенты думали о вас, как о некомпетентном партнёре? Правильно. Поэтому перед отправкой письма стоит лишний раз проверить его на ошибки. Времени это займёт чуть больше, зато ваша репутация не пострадает.

6. Юмор

Шутить подобно тому, как вы это делаете с друзьями, при деловом общении не стоит. Разве что речь идёт о партнёре, с которым вы сотрудничаете много лет, и за это время успели хорошо узнать друг друга. Кроме того, у всех людей разное чувство юмора.

Шутки, от которых вы «катаетесь по полу», могут быть совершенно не смешны вашему собеседнику.

7. Разница в культурах

Тем, кто по роду деятельности общается с иностранцами, необходимо учитывать национальность и расовую принадлежность своего собеседника. Во избежание ошибок, которые могут обидеть получателя письма, уточните, на что принято обращать внимание в его культуре.

Например, жители арабских стран привыкли знать о том, с кем переписываются, как можно больше. А для европейцев и американцев важнее дела, чем то, кто вы и что предпочитаете на завтрак.

8. Ответы на письма

Постарайтесь отвечать на все письма, которые получаете. Особенно это касается людей, работающих в одной сфере.

Правила e-mail-этикета предполагают, что вы ответите на письмо даже в том случае, если оно было отправлено не вам, ведь человек на том конце провода уверен, что его послание получил тот, кто нужно. Не заставляйте его ждать ответа вечно. Вам воздастся.

Источник: https://hr-tv.ru/articles/